1.10 Planeando una solución de Inteligencia de Negocio al menor costo (Primera parte)

DCC. Dafne Rosso Pelayo

La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En los artículos 1.8 y 1. 9 “Adecuando la Inteligencia de negocios a las PyMEs” mostramos cuáles son los beneficios que puede obtener de la aplicación de técnicas de análisis avanzados y las ventajas que ofrecen desde el punto de vista funcional cada uno de los componentes de las suites de Inteligencia de Negocios.

En este artículo vamos a iniciar con la construcción de un ejemplo de como planear la implementación de una solución de Inteligencia de Negocio.  El propósito de realizar el ejercicio es dar una guía paso a paso que le permita a usted realizar en su propia empresa una solución de este tipo.

Ninguna solución de inteligencia de negocio es igual a otra, por lo que algunas resultan mucho más simples de llevar a cabo que otras.

El objetivo del blog es proporcionar los conocimientos necesarios para que una Pyme pueda construir ella misma o por lo menos construir al menor costo, soluciones que involucran elementos de inteligencia de negocio. Las soluciones que construya no necesariamente deben abarcar todos los elementos de una suite de inteligencia de negocio y la información no necesariamente será de todas las áreas de la empresa. Es posible que la solución de inteligencia, dependiendo de su objetivo involucre solamente la información de tres áreas en lugar de las 10 que integran su empresa, sin embargo, es importante aclarar que mientras más completa o integral sea la información y refleje el resultado de las operaciones de su empresa, se encontraran comportamientos en los datos que afecten de manera integral a toda la empresa y no solamente a algunas áreas.

Determinación del caso de negocio

El primer paso en la creación de la solución, consiste en determinar y completar el caso de negocio. Esto es, el caso de negocio contiene las descripciones, requerimientos, justificaciones, objetivos, alcances, y los recursos necesarios para solucionar el problema. Se refiere a la descripción del problema, desde el punto de vista del negocio no desde el  punto de vista de la solución.

El caso que vamos a plantear contiene los siguientes elementos:

1.       Identificar el problema

2.       Describir el problema

3.       Plantear el objetivo

4.       Determinar el alcance de la solución del problema.

5.       Determinar los recursos necesarios del proyecto

6.       Determinar los beneficios a alcanzar

Independientemente de las herramientas o técnicas que se empleen en la solución, la elaboración de este paso es indispensable. Permite analizar cuál es la solución posible al problema y como se debe de llegar a ella.

Mientras mejor documentado se encuentre este paso mayores serán sus probabilidades de éxito, no importa si su empresa es de 2 empleados, de 100  o 1000. La claridad en el planteamiento del problema, así como la claridad del objetivo y  el alcance del proyecto, permitirán definir con mayor exactitud los elementos que se involucrarán en la solución, los tiempos que llevará construirla y los costos de llevarla acabo.

Realicemos el primer paso para nuestro ejemplo.

Identificar el problema

Se ha identificado la disminución en la venta de casas, a la que se dedica una Pyme de 15 empleados en una provincia de México.

El problema es “la disminución de la venta” así de simple. Las causas del problema pueden ser varias las crisis económicas, la competencia, la saturación del mercado, sin embargo el efecto en la empresa es el mismo y el problema que ocasiona es “la disminución de la venta”.

En el siguiente artículo continuaremos con la construcción de nuestro caso de negocio.

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1.9 Adecuando la Inteligencia de negocios a las PyMEs (continuación).

DCC. Dafne Rosso Pelayo

La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En el artículo anterior mencionamos los beneficios de aplicar en la empresa análisis avanzados que pertenecen a los sistemas inteligentes. En este artículo mostraremos los beneficios que ofrecen las sutes de inteligencia de negocio. La figura 1 presenta los elementos que integran una suite completa de inteligencia de negocio. Algunas suites sólo contienen un subconjunto  de estos elementos por lo tanto es sumamente importante determinar el objetivo de implementar una herramienta de inteligencia de negocio en su empresa. Para apoyarlo en esta tarea a continuación describiremos las funciones y beneficios que presentan estas suites.

Figura 1. Composición de una suite de Inteligencia de Negocios. [1]

Integración

La integración se refiere a la capacidad de concentrar los datos dentro de repositorios de información.

Figura 2. Interacción de información

Las herramientas de Integración contienen una herramienta ETL (extracción y transformación)  que se conecta con la fuente original de los datos -extrae-, si lo requiere el negocio, la herramienta puede realizar trasformaciones en ellos (cálculos, validaciones, formatos, etc.) -trasforma-  y los deposita en un repositorio de datos el cual puede ser una base de datos relacional o bien una estructura multidimensional.

Las ventajas que obtiene de estas herramientas son:

·         Agregar datos desde numerosas fuentes, y contar con la integración a los repositorios de información.

·         Crear y administrar los almacenes de datos empresariales.

Dependiendo de que tan poderosa sea la herramienta de integración puede contener elementos que le apoyen a la administración, seguimiento y monitoreo de todo el proceso de integración.


Entrega de Información

La entrega de información es una actividad independiente de la integración de la información, sin embargo, la información integrada será de la que usted disponga para poder realizar la entrega. La integración de la información puede efectuarse con el ETL de la misma suite de inteligencia de negocio, con un ETL de otro producto o puede ser que ya cuente con los datos integrados en algún repositorio.

La entrega de información se refiere a la explotación (consulta y presentación) de la información en diversas formas, a continuación enlistamos las herramientas de entrega de información y las ventajas de cada forma de presentación de esta.

Figura 3. Entrega y Análisis de información

Tableros

Las suites de inteligencia de negocios deben de contar con herramientas que permitan la construcción de tableros de una manera ágil y rápida. La función de los tableros es:

·    Presentan la información en forma dinámica, es decir se actualiza al momento de consultarla de acuerdo a los parámetros con que se construyan, pueden variar de acuerdo al tipo, fecha, rubro, área, zona, etc.
·    Presentan la información en forma gráfica y en tablas dinámicas las cuáles reflejan el comportamiento de los datos. Por ejemplo, al cambiar de mes, presentan el comportamiento de las ventas.
·    Utilizan indicadores y/o semáforos que se emplean para medir cómo va el negocio, por ejemplo, si la venta bajo más de lo esperado, presenta un semáforo en rojo, pero si subió lo pone en verde.
·    Dependiendo del nivel de detalle de información se puede clasificar al tablero como operativo, ejecutivo, táctico, estratégico. En otro artículo haremos referencia a este tipo de clasificaciones

Consultas ad –hoc / reportes

Las suites de inteligencia de negocio cuentan con herramientas que permiten consultar directamente los repositorios de información.

·      Las herramientas de consultas al vuelo o consultas ad hoc, son orientadas a los usuarios finales, es decir no se requiere de un experto técnico o informático para operarlas.

·      Permiten la entrega de datos de formas más agiles, dinámicas y dan solución a consultas no planeadas.

·      Algunas herramientas permiten la construcción de gráficos, tablas y elementos de visualización en los reportes.

Análisis

En el artículo anterior 1.8 presentamos una gama de elementos de análisis avanzado. Las suites de inteligencia de negocio contienen la totalidad o bien un subconjunto de los elementos que comentamos y contienen elementos para facilitar la entrega de los resultados.

Scorecards

Algunas suites de inteligencia de negocio contemplan la incorporación de productos del mismo proveedor las cuáles construyen scorecards pre-definidos, o bien contiene elementos que facilitan la construcción de los tableros que integren el scorecard.

Los scorecards o tableros de mando, presentan una visión completa del negocio  mostrando los indicadores o cifras más representativas de diferentes áreas del negocio. De acuerdo a Kaplan y Norton las perspectivas que debe de contener un scorecard son [2]:

1)    Financiera

Retorno de inversión y valor económico añadido

2)    clientes

Satisfacción, retención, mercado y manejo de cuentas

3)    Al interior del negocio

Calidad, tiempo de respuesta, costos e introducción de nuevos productos

 4) Aprendizaje y crecimiento

Satisfacción de los empleados y disponibilidad de los sistemas de información.

Los scorecards son elementos de inteligencia de negocio sumamente útiles para poder visualizar al momento cuál es la situación de la empresa y a ellos dedicaremos más adelante varios artículos.

OLAP

·      Repositorio multidimensional de información que permite la consulta de la información combinando diferentes perspectivas

·      Mejorar el tratamiento de grandes volúmenes de información.

Modelos predictivos y minería de datos

·         Realizar predicciones con la información histórica y presente.

·         Verificar el comportamiento y obtener las tendencias observadas en la información.

Elementos de visualización interactiva

Son elementos que permiten construir reportes a fin de transmitir rápidamente el mensaje que contiene la información a través de elementos visuales.

·         Mapas

·         Objetos varios

·         Diagramas

Observaciones

Las suites son herramientas que facilitan el trabajo, los puntos iniciales que tratamos como factores de éxito en el artículo 1.7 son indispensables e independientes de la herramienta que seleccione para el desarrollo de soluciones de inteligencia de negocios.

Si la información no está integrada correctamente, no será posible que realice una correcta entrega de información, ni será posible que se realice un análisis avanzado sobre los datos.

La información puede estar integrada en un archivo Excel, en una base de datos, en un cubo, lo verdaderamente importante es que la información sea  correcta, completa y suficiente para contestar las preguntas que se plante su organización.

En el siguiente articulo trataremos con mayor detalle los análisis que realizan clasificación de datos, algunas herramientas que realizan este tipo de análisis y como se puede presentar la información resultante.

 [1] Gartner 2010. Cuadrante mágico de inteligencia de negocio realizado por Gartner en 2010.

[2] The Balanced Scorecard. Robert S. Kaplan, David P. Norton. HBS Press. 1996.

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1.8 Adecuando la Inteligencia de negocios a las PyMEs.

DCC. Dafne Rosso Pelayo

La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

Beneficios de la Inteligencia de Negocios

En los artículos iniciales presentamos un panorama de los beneficios que se obtienen de la implementación de la inteligencia de negocios y sistemas inteligentes, para citar nuevamente algunos de estos beneficios tenemos:

·         Incrementar utilidades.

·         Disminuir costos.

·         Mejorar la planeación de inventarios.

·         Segmentar los clientes.

·         Implementar nuevas estrategias de venta de acuerdo a que se consume y quien lo consume.

·         Generar promociones relacionadas a lo que se vende más o promociones sobre lo que se vende menos, según sea la estrategia más adecuada para su empresa.

·         Mejorar la distribución de la mercancía apegándose a los productos que se consumen, adquieren o venden, o bien a los clientes que los adquieren.

·         Priorizar sus estrategias de venta, mercadotecnia, presupuesto, etc.

·         Contratar personal adecuado y con mayor afinidad a las características de sus clientes.

·         Modificar y planificar su inventario y su publicidad, de acuerdo a los patrones de consumo de su empresa.

Planeando el tipo de análisis

Para introducir el tipo de resultados que se obtiene ejemplificamos en 1.3 y 1.6 algunas técnicas de minería de datos basadas en asociaciones.

En nuestro artículo anterior 1.7 introdujimos dos factores de éxito en el desarrollo de soluciones de inteligencia de negocio, estos son:

·         La preparación de los datos

·         Objetivo del análisis o de la solución de inteligencia de negocios

El tipo de técnica que se implementa en una solución de Inteligencia de Negocio, está completamente relacionado con el Objetivo del análisis o de la solución de inteligencia de negocios, es decir, depende del segundo factor de éxito.

Objetivo del análisis o de la solución de inteligencia de negocios.

Para determinar el objetivo, se debe de preguntar ¿qué persigue al desarrollar una solución de inteligencia de negocio?, ¿qué es lo que quiere alcanzar?  supongamos:

¿Quiere aumentar la satisfacción del cliente? ¿Quiere ofrecer a sus clientes productos y servicios de acuerdo al perfil del cliente?

Entonces es necesario a) clasificar o agrupar a sus diversos tipos de clientes, b) verificar el patrón de consumo de cada grupo de clientes c) asociar los productos y/o servicios con los grupos de clientes.

¿Quiere aumentar sus ventas?

Entonces podría por ejemplo, a) asociar productos más vendidos y crear nuevas promociones o lanzar nuevas líneas de productos basadas en, b) las características de los productos más vendidos.

¿Quiere planificar su presupuesto o inventario?

Entonces podría hacer una predicción basada en el comportamiento de meses o temporadas anteriores

La lista es muy grande. Lo que debemos resaltar de este punto es la importancia de conocer lo que quiere alcanzar porque de eso depende el tipo de técnica a implementar.  Las técnicas de análisis no son excluyentes, se pueden aplicar varias técnicas de análisis avanzado al mismo conjunto de datos para satisfacer varios objetivos.

Como comentábamos anteriormente en otro artículo, independientemente de la plataforma de Inteligencia de Negocio que utilice ya sea: Excel con un add-in de minería de datos; software libre;  una solución parcial de Inteligencia de Negocio; o una suite completa de Inteligencia de negocio, este paso no se lo  puede saltar.

Que ofrecen  los análisis avanzados

Para mostrar con mayor claridad que es lo que se puede obtener de los análisis avanzados voy a segmentar los beneficios puede encontrar en dos enfoques: (1) los beneficios de las suites de inteligencia de negocios y (2) los beneficios de los tipos de análisis avanzado. La siguiente figura muestra como se clasifican y dividen estos grupos.

Figura 1. Algunos elementos de Inteligencia de negocios

Ahora planteemos que es lo que ofrece cada uno de estos elementos al negocio. Comencemos con los elementos de cómputo inteligente.

Sistemas Inteligentes

Soft computing o computación inteligente la constituye una gama de técnicas que permiten construir soluciones que se adaptan de mejor manera a la naturaleza intrínseca de los problemas y permiten la construcción de soluciones o sistemas que se conocen como sistemas inteligentes.

Los sistemas inteligentes pueden lidiar con la incertidumbre y la imprecisión de la información, permitiendo librar obstáculos como datos incompletos, ruido en la información, ambigüedad e información no estructurada entre otros.

Dentro de los sistemas inteligentes encontramos a la minería de datos, así como diversas técnicas de aprendizaje y optimización. La siguiente figura muestra algunos de los elementos que integran este bloque.

Figura 2. Análisis avanzados

Clasificación

Su objetivo es determinar el comportamiento de un atributo en término del resto de los atributos, esto es, cual es el valor que se obtendría de un atributo (ej. tipo de coche) en consecuencia del valor de los otros atributos (ej. edad, sexo, precio, dirección, etc.).

Asociación

Permite relacionar por dependencias a los atributos, como los ejemplos indicados en 1.3 y 1.6 indica que al suceder el atributo X, entonces sucede el atributo Y (X -> Y). Por ejemplo, para un SPA en particular, indica que a quien le gusta tomar un sauna también le gusta una limpieza facial (sauna -> limpieza facial).

Agrupaciones

Crea grupos de acuerdo a la similitud de los atributos. Por ejemplo, si está buscando segmentar sus clientes de acuerdo las características comunes que poseen, requiere de un análisis de agrupación. Las técnicas de agrupación buscan similitudes entre los datos y forman grupos de aquellos elementos que tienen mayores semejanzas entre ellos.

Predicción

Predice valores futuros en base a valores pasados. Si usted está buscando un estimado de la venta de café, por ejemplo, cuando la temperatura oscila entre el 0 ° C y 10 ° C, un análisis de este tipo crea una aproximación de lo que pudiera ocurrir en la próxima temporada de frío, basado en el comportamiento de los datos pasados, permitiéndole prever el servicio y el inventario.

Minería de datos dirigida y minería de datos no dirigida

Minería de datos dirigida y minería de datos no dirigida son dos tipos de minería de datos en las que se ubican las anteriores técnicas. La minería de datos es dirigida, cuando se sabe el tipo de resultado que se va a obtener, por ejemplo, un análisis de clasificación toma un atributo sobre el cual se va a basar el análisis, los valores de ese atributo ya se conocen. Por ejemplo, el atributo Resultado tiene tres valores posibles (compra, no compra, apartado), el análisis lo que hace es determinar cómo se comportan los otros atributos (que valores toman los otros atributos) de acuerdo al valor del atributo Resultado.

La minería de datos es no dirigida cuando no se conoce los posibles tipos de resultado, por ejemplo si usted va a segmentar un grupo de datos, realmente no se sabe cuántos conjuntos pueda obtener.

En el siguiente artículo trataremos los beneficios que ofrece una suite de inteligencia de negocio e iremos particularizando ejemplos para cada tipo de analítico avanzado.

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