1.21. Diseño de tableros en una solución de Inteligencia de Negocio.

DCC. Dafne Rosso Pelayo

La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En el artículo anterior recalcamos la importancia  de tomar conciencia de que la inteligencia de negocio es más análisis y planeación, ya que el éxito de su solución depende de cómo se alinean los objetivos de su empresa a la solución de BI. En este artículo empezaremos a analizar los elementos con los que puede contar para diseñar la capa de entrega de información.  Y empezaremos hablando sobre los tableros que integran su solución de inteligencia de negocio.

Voy a retomar algunos de los puntos que mencione en el artículo 1.9 Adecuando la Inteligencia de negocios a las PyMEs,  sobre los elementos de entrega de información que integran una suite de inteligencia de negocio.

Figura 1. Entrega y Análisis de información

Tableros

La mayoría de las suites de inteligencia de negocios cuentan con herramientas para la construcción de tableros de una manera ágil y rápida. Dependiendo de la función de los tableros se deberán seleccionar los elementos que nos ayuden a la rápida interpretación de la información, proyecciones, indicadores, alertas, etc., que son necesarios presentar en el tablero. La función de los tableros es:

·         Presentan la información en forma dinámica, es decir se actualiza al momento de consultarla de acuerdo a los parámetros que incluye en su construcción, pueden variar prácticamente de acuerdo a cualquier dato que sea necesario. Por ej., al tipo, fecha, rubro, área, zona, etc.

·         Presentan la información en forma gráfica y en tablas dinámicas las cuáles reflejan el comportamiento de los datos. Por ejemplo, al cambiar de mes, presentan el comportamiento de las ventas.

·         Utilizan indicadores y/o semáforos que se emplean para medir cómo va el negocio, por ejemplo, si la venta bajo más de lo esperado, presenta un semáforo en rojo, pero si subió lo pone en verde.

La clave para construir tableros adecuados y que generen valor al negocio es preguntarse  ¿A quién se le va a presentar la información que se incluye en el tablero? ¿Qué tipo de decisiones se van a tomar a partir de la información que se encuentra en el tablero? ¿La información contenida es la necesaria y es suficiente?.

Dependiendo del objetivo del tablero y dado al crecimiento que han tenido las soluciones de inteligencia de negocio hoy en día podemos contar con tableros operativos, ejecutivos, tácticos, estratégicos.

 Figura 2. Tipos de tableros en Inteligencia de Negocio

La granularidad de la información, el tipo de decisiones o acciones que se tomen con el tablero y las capacidades de navegación hacia abajo, arriba, a los lados (drill down, drill up, drill a cross)  determinan el tipo de tablero que se construirá.

Es necesario cuidar el tipo de objetos con que se diseñen los tableros y es necesario aprender a representar la información por medio de elementos visuales que permitan un entendimiento inmediato. Las tablas, semáforos y filtros requieren un mayor tiempo para interpretarlos y comprenderlos. Por ejemplo, veamos el siguiente par de tableros, los dos dicen lo mismo y manejan la misma información, pero expresada de manera distinta.

Figura 3. Tablero creado con tablas

Figura 3. Tablero creado con elementos de visualización

El tipo de objetos que se empleen en los tableros dependerá completamente del objetivo buscado, sin embargo, haciendo uso de los elementos visuales lo que buscamos expresar se entiende de una manera más simple.

En el siguiente artículo platicaremos un poco más sobre el tipo de objetos que pueden emplearse en el diseño de tableros de BI.

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1.20 Alineando la Inteligencia de Negocio a la empresa

DCC. Dafne Rosso Pelayo

La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En el artículo anterior concluimos nuestra primera guía paso a paso para apoyar la planeación de una solución de Inteligencia de Negocio al menor costo orientando este esfuerzo a las PyMEs. Dentro de los casos de ejemplo que presentamos realizamos una segmentación de clientes y dejamos pendiente la elaboración de tableros con opciones más avanzadas.

Como comentamos en el artículo anterior la generación de los tableros y/o reportes en una hoja de cálculo no es complicada, requiere de cierto dominio de la hoja de cálculo para realizar referencias a la información de las otras pestañas, emplear formulas que permitan realizar el cálculo de los indicadores o métricas, empleo de tablas pivote, gráficos y quizá de las opciones de formato condicionado.

La mayoría de tableros requieren de elementos más sofisticados para los cuales se va a precisar el uso de otro tipo de herramientas ya orientadas para estos fines, las cuales se encuentran dentro de las suites de BI o bien en algunos  reporteadores.

Antes de entrar en el tema de cómo elaborar tableros más complejos y con qué herramientas, quiero recordarle que  el objetivo de este blog, es poner al alcance de las PyMEs la tecnología, métodos, y mejores prácticas que existen en materia de BI. Contar con una herramienta avanzada que me permita generar cualquier tipo de tableros y reportes por complejos que estos sean no es el enfoque correcto para la Inteligencia de Negocio.

¿Cuál es el enfoque correcto de BI?

La inteligencia de negocio ha evolucionado enormemente en la última década, partimos de una línea de arranque con las bases de datos relacionales en donde podíamos contestar preguntas, sobre el comportamiento pasado de la empresa en ciertos rubros; avanzamos a bases de datos multidimensionales con tecnologías (OLAP), con las cuáles podíamos contestar preguntas más complejas sobre la misma historia y comportamientos pasados, por ejemplo: ¿cómo está al día de hoy a la empresa en relación a otras áreas?; hoy en día los análisis que permite realizar el computo inteligente nos permiten aprender de este pasado y  predecir que le espera a la empresa en un futuro cercano ó a largo plazo.

Podemos decir sin temor a equivocarnos que la tecnología en materia de BI está en su madurez, existen tanto metodologías como herramientas suficientes a su alrededor para lograr una implementación en la empresa de soluciones de este tipo, se pueden seguir y seleccionar las mejores prácticas y escoger en el mercado por los productos que más se adapten a las necesidades.

Fig 1. Evolución de BI

Entonces ¿Por qué siguen fallando los proyectos de BI en las empresas? ¿Por qué no se puede ver aún la adopción de BI en todas las empresas? ¿Por qué las soluciones de BI no dan los resultados esperados?

Déjeme decirle que un proyecto exitoso de BI depende mucho más del proceso de negocio y de la alineación del proyecto a la empresa que de la tecnología que seleccione. Usted podrá contar  con la versión más completa y actualizada de una suite de BI, la cual podrá presentar indicadores, realizar cualquier análisis avanzado de minería de datos, generar reportes complejos y además presentar los tableros en dispositivo móvil de cualquier marca.  En resumen contar la mejor suite de BI no es garantía para obtener los resultados esperados, si su solución no está alineada al negocio, la suite de BI por si sola  no le va a servir de nada, o bueno por lo menos obtendrá reportes y tableros muy bien presentados.

Es mucho más importante tomar conciencia que la inteligencia de negocio es más análisis y planeación, y que el éxito de su solución depende de cómo se alinean los objetivos de su empresa a la solución de BI. Bajo un buen análisis y planeación, puede obtener los resultados esperados sin necesidad de invertir mucho en una suite de inteligencia de negocio. Ese es precisamente el objetivo de este blog. Dar a conocer y plantear este enfoque de BI a las pequeñas y medianas empresas para que inicien sus soluciones de BI saquen provecho de una serie de prácticas y  tecnología que al día de hoy son indispensables para mantenerse a salvo en un mercado tan competido.

Ya pasaron a la historia los tiempos en donde se requería de todo un equipo para poder generar reportes, tiempos en donde los cambios involucraban horas enteras, ahora las suites ofrecen herramientas para poder generar los reportes al momento y por los propios usuarios, ya no se requiere de expertos en tecnología para generarlos. Pero, si la información para generar el reporte no es suficiente, no está completa, no es exacta y no cubre el objetivo a alcanzar, de nada le sirve que la suite le genere un reporte en 30 segundos.

Así que antes de tocar el tema de que debe de contener un tablero avanzado le comento algunos puntos que debe dejar a un lado al iniciar la implementación de una solución de BI:

·    No puede dejarle todo el trabajo a la suite de inteligencia de negocios, la suite por sí sola no obtendrá resultados.

·    No puede hacer responsable de todo el trabajo solo al equipo de TI, las personas con un perfil técnico no conocen la parte necesaria del negocio o de la empresa para poder obtener los resultados.

·    No puede mantener sus datos sin cambios, mantenerse en estructuras fijas e inamovibles de datos no permite realizar un análisis de información de acuerdo a los objetivos que se persiguen.

·    No debe dejarle la implementación solo a terceros ellos no conocen su negocio y lo más seguro es que les interese vender solo una plataforma.

Las soluciones de inteligencia de negocios deben de ser a la medida, no necesariamente lo que le funciono a una empresa va a funcionar en la suya, y como hemos comentado a lo largo de los artículos del blog, una PyME puede implantar soluciones de BI y obtener sus beneficios a bajo costo y con practicas adecuadas a su entorno.

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1.19 Planeando una solución de Inteligencia de Negocio al menor costo (Novena parte).

DCC. Dafne Rosso Pelayo

La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En el artículo anterior siguiendo con  nuestro caso ejemplo en la creación de una solución de inteligencia de negocios a bajo costo,  efectuamos la segmentación de clientes y comentamos los resultados obtenidos. La segmentación de clientes es uno de los objetivos parciales de nuestra solución. En los art 1.11 (descripción del caso de negocio) y art 1.12  (análisis del negocio y  los requerimientos puntuales de la solución), visualizamos las actividades de análisis necesarias dentro de la construcción de nuestra  solución de Inteligencia de Negocio. Algunas de estas son:

·         Segmentar a los clientes

·         Segmentar a los vendedores

·         Comparar a la competencia

El  análisis avanzado realizado sobre la información de la empresa que nos permitió:

·         Generar/mejorar  nuevas campañas

·          Identificar causas

Resultados

De los  análisis  anteriores se desprende que la causa principal en la disminución de las ventas, es el decremento del número de clientes potenciales con un crédito del trabajo pre-aprobado. Sin embargo, los análisis avanzados también nos presentan soluciones,  la segmentación de clientes nos revela otros nichos potenciales en donde se pueden encontrar nuevos clientes, la segmentación de vendedores y análisis de la competencia nos indican que debemos mejorar los servicios que se le ofrecen al cliente y realizar/agilizar los trámites para que disminuyan las dificultades de obtener créditos bancarios.

Los análisis de minería de datos permiten descubrir comportamiento y asociaciones entre los datos qua a simple vista o con análisis tradicionales no son posibles de encontrar. A través de este ejemplo usted pudo observar que realizar el análisis de minería no implicó grandes costos, ya que empleamos herramientas libres para efectuarlo, lo que sí implica como también pudo observar es un análisis y diseño sobre la información, formatos, estructura de la información, etc.

Reportes

En lo referente a los reportes y tableros, puede haber una variedad de herramientas alternativas que le permitan en mayor o menor grado presentar gráficos, gráficos animados, semáforos, alertas, tablas dinámicas, y varios elementos visuales que ayudan en la interpretación de la información.

En este punto es importante recalcar que una hoja de cálculo esta limitada para presentar tableros ya que carece de varias herramientas de visualización para el comportamiento de la información. Sin embargo, es posible presentar tableros sencillos con semáforos, alertas y generar tablas dinámicas, ahora que si a esto le añaden algunas otras herramientas para presentar la hoja en un portal Web usted podría contar con una solución de inteligencia de negocio prácticamente sin costo y hecha por su propio equipo.

La generación de los tableros/reportes en una hoja de cálculo no es complicada, requiere realizar referencias a la información de las otras pestañas, empleo de tablas pivote, gráficos y las opciones de formato condicionado. Es posible también por medio de programación generar salidas más elaboradas pero no es una buena práctica en una solución de inteligencia de negocio. En la siguiente figura se presenta un tablero sencillo y dinámico con respecto al tipo de cliente.

La elaboración de tableros con opciones más avanzadas requiere del uso de otro tipo de herramientas las cuáles platicaremos  en el siguiente artículo.

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1.18 Análisis de información en las soluciones de Inteligencia de Negocio (Octava parte).

DCC. Dafne Rosso Pelayo

La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En el artículo anterior dimos algunas recomendaciones sobre cómo minimizar el impacto que genera el cambio de alcance de las soluciones de inteligencia de negocios a través de la implementación de metodologías ágiles.  En este artículo presentaremos algunos de los resultados de efectuar el desarrollo de la solución.

Segmentación de clientes

El objetivo principal de la solución de inteligencia de negocio, desarrollada en este caso de ejemplo es incrementar la venta, para alcanzar este objetivo generamos una serie de alternativas que nos apoyarán en este fin. Una de estas alternativas situada dentro de nuestro alcance es la segmentación de clientes. Conociendo el tipo de cliente podremos orientar las campañas de publicidad, mejorar las estrategias de venta y tratar de llegar a aquellos clientes que aún no forman parte de la cartera.

Recabando la información estructurada en el artículo  1.15 tenemos el siguiente conjunto de datos:

Fig. 1 Conjunto de datos relacionado con clientes

La segmentación la generamos mediante un análisis de clustering (ver el art 1.8), empleamos varios de los algoritmos que contiene WEKA, y comparamos los resultados obtenidos entre los diferentes modelos generados para obtener este resultado: la empresa inmobiliaria tiene dos principales tipos de clientes, en donde uno predomina más que el otro, y el menos predominante se segmenta a su vez en tres tipos de clientes. La siguiente figura nos muestra esta conclusión.

Fig. 2 Tipos de clientes

El análisis de minería nos proporciona los elementos necesarios para la toma de decisiones, haciendo uso de herramientas de visualización es mucho más fácil poder interpretar las salidas de estos análisis. En la Fig. 2 puede observar,  que el segundo tipo de cliente se agrupa aún en tres tipos siendo el (2.a) el más predominante, la directiva de la empresa decidirá si considera al segundo grupo (2) como un solo tipo tomando las características y patrones comunes o prefiere tomar las tres sub-categorías.

Los grupos se conforman por características y patrones de comportamiento comunes, encontrados en el conjunto de información, aquellos afines entre sí, se agrupan en una categoría. Por ej. el grupo (1) que es el más predominante, está formado por hombres de 25-30 años, con tres integrantes en la familia, dos dependientes económicos un sueldo alrededor $300,000.00 pesos anuales, adquirieron viviendas o están interesados en viviendas de no más  de $350,000.00,  las cuales adquirió o adquiriría con crédito del trabajador junto con un crédito bancario y  tienen más de 5 años de residencia en el estado donde se encuentra situada la inmobiliaria.

Ahora bien si quiere ver como contribuyen estos grupos de clientes a los ingresos de la empresa, basta con clasificar los ingresos de la venta en base a los tipos ya identificados, en la siguiente figura presentamos esta distribución.

Fig. 3. Distribución de los ingresos de la venta por tipo de cliente

A pesar que el tipo de cliente (1) representa el 68% de los clientes la utilidad que está dejando a la empresa es casi la misma que el tipo de cliente (2), el cual sólo representa el 32%, ¿que interesante no le parece?, y esto se debe a que el tipo (2.c) compra viviendas de $650,000.00 o más y el tipo (2.b) compra viviendas entre $500,000.00 y $650,000.00.

En el siguiente y último artículo de esta serie, presentaremos un resumen de los resultados que se obtienen al alcanzar los objetivos parciales y daremos algunos tips de cómo construir los reportes/tableros con Excel.

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