lunes, 25 de abril de 2011

1.17 Enfrentando cambios de alcance en las soluciones de Inteligencia de Negocio al menor impacto (Séptima parte).

DCC. Dafne Rosso Pelayo
La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En el artículo anterior presentamos los elementos de diseño de la solución de inteligencia de negocio (caso de ejemplo) que estamos desarrollando para una inmobiliaria. Al término del diseño de la solución y al validar éste ante el responsable por parte del negocio, es decir a la persona o al grupo de personas que la emplearán, es cuando se suscitan muchos de los cambios que sufrirá el alcance de la solución, el resto de los cambios desafortunadamente surgen cuando se presenta la solución terminada y uno se enfrenta al irrefutable hecho de:  requerimientos que el usuario omitió por olvido; requerimientos que dio por hecho por estar implícitos; supuestos obvios (para todos menos para la gente que desarrolló el sistema), recortes en el presupuesto; funcionalidad adicional (ideada en el tiempo que tomó el diseño), etc.
El impacto que causan estos cambios es lo que lleva a la mayoría de los proyectos de TI al fracaso, se incumplen tiempos, se termina el presupuesto, el sistema opera a destiempo, etc.
Manejo del cambio: clave de éxito
Estamos frente a un punto clave, un factor de éxito, no sólo para una Pyme, sino para todas las empresas. En este blog nos preocupamos por lo limitado de los recursos de las Pymes, quizá algunas grandes empresas puedan absorber el costo  e impacto de los cambios y seguir adelante, una Pyme es probable que no cuente con esas opciones. ¿Cómo podemos atravesar por esta etapa sin fracasar en el intento?
Tiene que enfrentar varios hechos:
v  Los cambios son indiscutibles, debe de adaptarse al cambio
v  Los cambios generan un impacto, es inevitable que exista un impacto
Hay que acostumbrarse al cambio, el cambio es lo único seguro durante el desarrollo de soluciones. Pero hay que buscar la mejor manera de controlarlo. Se deben de analizar los cambios para medir sus impactos y en conjunto con los responsables del negocio, decidir su aceptación y jerarquizar los cambios que fueron acordados, posteriormente hay que tratar a toda costa de reducir el impacto de los cambios en el proyecto.
¿Cómo manejar el cambio?
En artículos anteriores mencionamos el uso de una metodología ágil en el desarrollo de la solución de inteligencia de negocio, y si se percató, sólo hemos tocado un punto de nuestro alcance, es más, nuestro alcance ya está dividido en secciones.
¿Cómo es esto?, vamos paso a paso. Una metodología ágil se basa en desarrollos iterativos e incrementales, por lo tanto debe dividir su alcance en partes pequeñas que puedan ser realizadas sin afectar otras partes de la solución o que puedan realizarse en paralelo, y si son partes básicas que afectarán a la solución completa o a varias otras partes de ella, la construcción de estas partes básicas debe realizarse en pequeños objetivos, en pequeñas partes, de tal manera que las iteraciones le permitan detectar o generar los cambios a tiempo, en una parte acotada de la solución.
Las soluciones de inteligencia de negocios se adaptan muy bien a este tipo de metodología dado que una solución de inteligencia de negocio está constituida por varias partes con alcances y objetivos diferentes, puede consultar esta observación en el artículo 1.8 y 1.9.
En nuestro caso construiremos primero cada elemento de análisis avanzado, por lo tanto empezamos a diseñarlo y partimos de los elementos de diseño mencionados en el art 1.15 y lo dividimos aún más tomando como independiente cada tipo de información.
Ahora el punto que resaltamos en el artículo anterior, “obtener el monto de ingresos obtenidos de las ventas por tipo de cliente”, requiere de un cambio en el alcance, involucra un reporte mas y asociar la información de los clientes con los ingresos de las ventas. Por lo tanto, cambiaremos nuestro diseño de estructura de clientes o bien generaremos una estructura adicional en donde se ligue la clave del cliente con la clave de su ingreso correspondiente,  que se encuentra en la información financiera.
En el siguiente artículo presentaremos las modificaciones a nuestro diseño e iniciaremos con el desarrollo o construcción del análisis.
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viernes, 15 de abril de 2011

1.16 Planeando una solución de Inteligencia de Negocio al menor costo (Sexta parte).


DCC. Dafne Rosso Pelayo
La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.
En el artículo anterior realizamos un resumen de la solución de inteligencia de negocio (caso de ejemplo) que estamos desarrollando para una inmobiliaria. Previamente comentamos los pasos necesarios y algunos tips para realizar el diseño de una solución de inteligencia de negocio: En este artículo incluiremos el diseño de nuestro caso de ejemplo.
Las actividades de diseño para este caso en particular se encuentran en la siguiente tabla y fueron presentados en el art 14.
Tabla 1. Actividades de diseño
Recabar la información
Estructuras que contendrá la información para su tratamiento
Construir el  Modelo de Datos
Diseño de los elementos de la BD (tablas, nombres, relaciones, llaves, etc.)
Construcción del modelo de análisis
Selección de información para el tipo de análisis, estructura de la información.
Pruebas del modelo de análisis
Elaboración de pasos de prueba (scripts)
Diseño del reporte/tableros de salida
Elementos y formatos para los reportes/tableros / consultas
Pruebas del reporte de salida
Elaboración de pasos de prueba (scripts)

A continuación daremos un ejemplo de diseño de estos pasos basado en nuestra solución de inteligencia de negocio particular.
Estructuras de  información
Las estructuras de información deben generarse para cada tipo de información considerada. La siguiente tabla contiene la estructura que corresponde a la información de clientes, para satisfacer el objetivo Segmentar a los clientes. La segmentación de clientes se refiere  identificar cuáles son los tipos de clientes con que se cuenta.
Tabla 2. Estructura de datos para contener la información de clientes
Nombre campos
Contenido




Tipo de dato
Clave del cliente
Alfanumérico
Edad
numérico
Sexo
M Masculino
F Femenino
Alfanumérico
Número de integrantes en la familia
numérico
Número de Dependientes  económicos
numérico
Precio de la casa comprada /buscada
numérico
Ingresos Anuales Totales
numérico
Monto de Adeudos
numérico
Trabajo
(1) Persona Física
(2) Persona Moral
numérico
Lugar de nacimiento
país /estado
Alfanumérico
Años de Residencia en el estado
numérico
Motivo de compra
(1) Inversión
(2) Cambio de vivienda
(3) Trabajo
numérico
Día  de compra
numérico
Tipo de compra
(1) contado
(2) crédito bancario
(3) Infonavit
(4) Infonavit + crédito bancario
(5) Infonavit + crédito bancario + efectivo
numérico
Fecha
fecha


Diseño del modelo de datos
Las herramientas seleccionadas para realizar el almacenamiento y tratamiento  de la información fueron Excel  y Weka. Por lo tanto no hay que realizar un modelo de la estructura de base de datos para almacenar la información.
Usted por el contrario, puede escoger utilizar un manejador de base de datos o un cubo. En el caso de una base de datos  deberá seleccionar el nombre de las tablas, los campos que identificarán de manera única al registro, los campos que relacionarán la tabla con otras y el tipo de relación que contendrán. Por ejemplo, en este caso, tendríamos una tabla clientes, una tabla para vendedores, otra tabla viviendas, es decir una o más tablas para cada tipo de información. El uso de cubos de información lo trataremos más adelante en el blog a fin de poder explicar ampliamente que son y cómo se construyen.

Diseño del modelo de análisis
Son varios los análisis que requerimos hacer para lograr el objetivo principal. Es necesario para cada análisis identificar la información de entrada, su estructura  y el tipo de análisis que realizará.  Para el objetivo particular de Segmentar los clientes, debemos realizar un análisis de minería de datos. En el caso de la segmentación mi recomendación es aplicar dos tipos de análisis diferentes para ver cómo se comportan los datos y analizar cuál es el(los) resultado(s) más provechoso(s) que ofrece(n) las mayores aportaciones a la toma de decisiones de la inmobiliaria, es decir, aplicaremos varios análisis a fin de quedarnos con los resultados que mayores beneficios ofrezcan a la empresa.
Recordando un poco los tipos de análisis de minería de datos mencionados en el art 1.8, tenemos este par de definiciones:
Clasificación
Su objetivo es determinar el comportamiento de un atributo en término del resto de los atributos, esto es, cuál es el valor que se obtendría de un atributo (ej. tipo de coche) en consecuencia del valor de los otros atributos (ej. edad, sexo, precio, dirección, etc.).
Agrupaciones
Crea grupos de acuerdo a la similitud de los atributos. Por ejemplo, si está buscando segmentar sus clientes de acuerdo las características comunes que poseen, requiere de un análisis de agrupación. Las técnicas de agrupación buscan similitudes entre los datos y forman grupos de aquellos elementos que tienen mayores semejanzas entre ellos.

Por lo tanto los tipos de análisis que realizaremos son: minería de datos de clasificación y minería de datos de agrupaciones, empleando los diferentes modelos (algoritmos) que contiene WEKA para este tipo de análisis y tomando los que mejores resultados nos ofrecen.
Los campos de datos a analizar se encuentran en la siguiente figura (columnas), corresponden a los datos de la tabla 2, es muy fácil para nosotros su identificación, dado que usamos una hoja de cálculo, son prácticamente todos los que pertenecen a la hoja de Clientes. Si tiene una base de datos, deberá construir el conjunto de datos proveniente de las tablas que contengan información relacionada con clientes, lo que conlleva un diseño de  ETL que extraerá e integrará la información.
Fig 1. Campos para el análisis de clientes

Diseño del reporte/tableros de salida
Los diseños correspondientes a las salidas deben contener los elementos que brinden la información necesaria y suficiente para la toma de decisiones, lo realmente importante es contar con la información requerida. Recuerdo un proyecto donde mi equipo de trabajo y yo, nos tardamos mucho más tiempo del planeado en concluir un conjunto de reportes por que los usuarios una vez finalizados los reportes con el diseño acordado, volvían a pedir cambios en el diseño, cambiaban el diseño de los reportes una y otra y otra vez. Créanme no importa si el titulo se coloca en color azul o negro, si va en negrita o subrayado, si la fecha se coloca en la esquina izquierda o en la esquina derecha, si se usa un tipo de letra Arial o un tipo de letra distinto, lo que importa es que contengan la información relevante para la toma de decisiones.
A continuación presentamos los diseños de los reportes para el resultado de los análisis.

Fig 2. Reporte 1
Fig 3. Reporte 2

Fig 4. Reporte 3

Fig 5. Tablero 1
Diseño de pruebas del reporte de salida
El diseño de pruebas incluye probar los reportes con datos, para verificar con el usuario: que el diseño sea el acordado; y la información que genera el reporte sea correcta. Se escoge un subconjunto de datos y se genera el conjunto de salidas para su validación.
El diseño que presentamos sólo es para el conjunto de información de clientes y para el objetivo Segmentación de clientes, es necesario generar el diseño de la solución completa.
Ahora bien, ¿a caso no le gustaría saber cuál es el monto de ingresos obtenidos de las ventas por tipo de cliente?. Por supuesto, para lograr nuestro objetivo principal es indispensable, así sabremos que tipo de cliente compra más y podremos entre otras cosas , dirijir hacia este tipo de cliente las campañas publicitarias. Por lo tanto los diseños deben involucar consideraciones de información cruzada. En el siguiente artículo trataremos el tema de cambios e incorporaciones en el alcance y diseño de la solución de inteligencia de negocio siguiendo una metodología agil.

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viernes, 8 de abril de 2011

1.15 Planeando una solución de Inteligencia de Negocio al menor costo (Resumen).

DCC. Dafne Rosso Pelayo
La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

En el artículo anterior comentamos los pasos necesarios y algunos tips para realizar el Diseño de una solución de inteligencia de negocio, en este artículo estaba pensado incluir el Diseño de nuestro caso de ejemplo. Sin embargo, veo indispensable antes de continuar hacer un pequeño resumen de éste caso de ejemplo, para proporcionar una visión completa de que estamos haciendo, así aquellos lectores que se incorporen pueden situarse rápidamente y aquellos seguidores tengan presente que es lo que estamos persiguiendo en nuestra solución.
Resumen
En el art 1.11 realizamos la construcción el Caso de negocio en donde la descripción del problema es esencial para determinar la mejor solución para el mismo.  En nuestro ejemplo, la descripción se centra en la narrativa sobre una empresa PyMe inmobiliaria que ha sufrido el decremento de la venta en el último año de actividades, se describen cuáles son las circunstancias y características alrededor de una venta tanto al interior de la PyME como al exterior, y se presentan algunos ejemplos como son: campaña publicitaria,  clientes, competencia, costos, vendedores y zonas de venta entre otras (esta descripción así como el objetivo, alcance y las posibles soluciones se deben concentrar en el documento de caso de negocio) .
El objetivo en nuestro ejemplo es incrementar las ventas. El objetivo no es implementar una suite de inteligencia de negocio, ni construir una solución de inteligencia de negocio, el objetivo es apoyar en incrementar las ventas.
El medio para alcanzar este objetivo es la aplicación de elementos de inteligencia de negocio que nos ayuden a identificar en donde se está generando el problema y nos proporcionen alternativas para construir medios o modelos que sean una solución al problema.
En el art 1.12  presentamos el  Análisis del Negocio  en donde verificamos los requerimientos puntuales de la solución, analizamos los recursos con los que cuenta el negocio para llevarla cabo y visualizamos las actividades necesarias para la construcción de la solución de Inteligencia de Negocio.
El alcance para resolver nuestro problema y lograr nuestro objetivo, es realizar un análisis avanzado sobre la información de la empresa que nos permita, entre varios escenarios:
·         Identificar causas
·         Segmentar a los clientes
·         Segmentar a los vendedores
·         Comparar a la competencia
·         Generar nuevas campañas
Y construir  una serie de reportes que permitan la visualizar los resultados  de estos análisis. Por lo tanto vamos a necesitar información de varias áreas de la empresa, como lo son ventas,  marketing y la dirección. Para dar un ejemplo de la información y el detalle de información proporcionamos la siguiente tabla.
Área
Tipo de Información
Ventas
Fichas de los clientes y Fichas de compradores

Fichas de los vendedores


Marketing
Características viviendas

Publicidad


Dirección
Competencia


Presupuestos

La mayoría de esa  información existe y  se encuentra dispersa en varias áreas, en algunos casos en archivos Excel, en otros en papel y en otros casos no existe. El ejemplo del detalle de la información lo puede consultar en el art 1.12
Presentación de la información para su análisis
·         La información se presentará para su análisis en un formato de columnas en hojas de Excel  y abarcará un periodo de un año o sea 12 meses de ventas.
Presentación de la información para su entrega
·         La información resultante se entregará en forma de reportes a la dirección de la empresa.
·         Los reportes se construirán de manera que puedan ser auto generables.
Identificación de Roles
En nuestro caso vamos a requerir a todos aquellos roles que se encuentran involucrados de manera directa en la venta.
Roles de negocio
Roles técnicos
 Vendedores
Líder del proyecto
 Jefe de Ventas
 Concentrador de información
Jefe de Marketing
 Analista de información
Diseñadores de campañas
 Directivos

Análisis de recursos
 Las herramientas a usar, son:
Recursos de Software necesarios
ETL
·         Excel

Herramientas de análisis
·         WEKA

Reportes
·         Excel

Tableros
·         Excel










 
Son varios los roles que se identifican en la construcción de la solución, al estar hablando de una Pyme no disponemos de los recursos para asignar una persona por cada  rol, así que una persona tendrá varios roles, por ejemplo, usted puede encargar a uno de sus jefes de área la tarea de concentrar la información y presentarla en el formato requerido, él mismo o alguna de sus gentes puede recabar la información faltante y Ud. dueño o jefe de la empresa puede ser el líder del proyecto y analista de información.
 En el art 13 presentamos como construir el Plan de trabajo con la identificación del conjunto de actividades a llevar a cabo, el orden en que se realizan, la dependencia que existe entre ellas, los tiempos que toman en realizarse y quien es el responsable de su ejecución.
Para nuestro caso las actividades que vamos a realizar para generar los análisis y reportes de salida con los resultados son:

§  Recabar la información
§  Construir el  Modelo de Datos
§  Desarrollo de repositorio de la base de datos / Cubo
§  Desarrollo ETL
§  Diseño del modelo de análisis
§  Construcción del modelo de análisis
§  Pruebas del modelo de análisis
§  Diseño del reporte de salida
§  Construcción del reporte de salida
§  Pruebas del reporte de salida
En el art 14 comentamos los pasos del DISEÑO que son
Recabar la información
Estructuras que contendrá la información para su tratamiento
Construir el  Modelo de Datos
Diseño de los elementos de la BD (tablas, nombres, relaciones, llaves, etc.)
Construcción del modelo de análisis
Selección de información para el tipo de análisis, estructura de la información.
Pruebas del modelo de análisis
Elaboración de pasos de prueba (scripts)
Diseño del reporte/tableros de salida
Elementos y formatos para los reportes/tableros / consultas
Pruebas del reporte de salida
Elaboración de pasos de prueba (scripts)

En el siguiente artículo presentaremos los elementos de diseño resultantes.

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