viernes, 11 de marzo de 2011

1.11 Planeando una solución de Inteligencia de Negocio al menor costo (Segunda parte).

DCC. Dafne Rosso Pelayo
La inteligencia de negocio en la empresa, sólo puede lograrse mediante la adopción de medidas para alcanzarla.

 En el artículo anterior 1.10 iniciamos con el planteamiento de un problema real para poder ejemplificar la construcción de una solución de inteligencia de negocio a bajo costo. El primer paso planteado en 1.10 fue la identificación del problema, continuemos ahora con el siguiente paso.
2.     Describir el problema
La descripción del problema apoyará a determinar la mejor solución para el mismo, por lo tanto es importante ser claros y precisos. En nuestro ejemplo, la descripción se centra en la narrativa sobre el decremento de la venta en el último año de actividades, cuáles son las circunstancias y características alrededor de una venta tanto al interior de la PyME como al exterior, algunos ejemplos son: campaña publicitaria,  clientes, competencia, costos, vendedores y zonas de venta entre otras.
3.     Plantear el objetivo
El objetivo en nuestro ejemplo es incrementar las ventas. El objetivo no es implementar una suite de inteligencia de negocio, ni construir una solución de inteligencia de negocio, el objetivo es apoyar en incrementar las ventas.
El medio para alcanzar este objetivo es la aplicación de elementos de inteligencia de negocio que nos ayuden a identificar en donde se está generando el problema y nos proporcionen alternativas para construir medios o modelos que sean una solución al problema.
Un error muy común es confundir el problema con la solución ó el objetivo con el medio. Es frecuente encontrar descripciones de problemas planteados en términos de la solución como:  “Contar con una aplicación que permita….”, “Desarrollar un conjunto de reportes…. “Generar un conjunto de indicadores”. La descripción del problema debe de ser en términos del negocio y en ese momento aún no se sabe (aunque ya tenga la idea) con que se va a solucionar el problema.

4.     Determinar el alcance de la solución del problema.
Ahora debemos delimitar cuál es el alcance del proyecto que vamos a realizar, debemos tener en cuenta que en la realidad, en muchos casos, este alcance se mueve, en general crece, lo que afecta enormemente la planeación del proyecto. El alcance debe ser lo más apegado a la realidad posible, esto es, un alcance REAL apegado a resolver el problema, apegado al tiempo y recursos con el que se cuenta para resolverlo.
En nuestro caso al dueño de la empresa no le interesa
1.   Tener implementada una suite integral de inteligencia de negocio,
La implementación de la suite no va a resolver por sí sola el problema y no va a cubrir el objetivo.
2.   No le interesa tener una serie de reportes que no contribuyan al objetivo del proyecto
Un conjunto de reportes de información que solo tomen y desplieguen información actualizada de todas las áreas, por si solos no van resolver el problema.
Se requiere un mayor análisis del problema planteado para llegar a determinar la solución del mismo o el conjunto de posibles soluciones. Algunas preguntas que nos pueden apoyar a delimitar la solución(es) del problema son:
¿Qué es lo que puede apoyar a resolver el problema?
¿Qué es lo que debo implantar o hacer para alcanzar el objetivo?
¿Qué pasos debo construir o hacer para llegar al objetivo?
¿Cuál es el alcance de estos pasos?
Para resolver nuestro problema el elemento que requerimos son los análisis avanzados. Necesitamos realizar un análisis avanzado sobre la información de la empresa que nos permita por ejemplo:
·         Identificar causas
·         Segmentar a los clientes
·         Segmentar a los vendedores
·         Comparar a la competencia
·         Generar nuevas campañas
El resultado de estos análisis nos dará una buena idea de cuál es la situación de la empresa frente a la disminución de las ventas y cómo puede generar alternativas para mejorar sus niveles de venta.
Un segundo paso será hacer uso de otro elemento de la suite de inteligencia de negocio y elaborar las salidas de los resultados de estos análisis en formatos que sean entendibles a cualquier persona del negocio.

5.     Determinar los recursos necesarios del proyecto

El siguiente paso es determinar para cada una de las soluciones que planteó que recursos humanos y técnicos requiere para llevarla a cabo.
Recordemos que en este blog el propósito principal es acercar la tecnología a las PyMEs, de tal forma que vean REAL y TANGIBLEMENTE aplicar soluciones de inteligencia de negocios y sistemas inteligentes en sus empresas.
Dado el tamaño de nuestra PyME, no contamos con un gran número de recursos en infraestructura  (capacidad de equipos de cómputo) ni una herramienta especializada de inteligencia de negocio, ni personal técnico especializado en análisis avanzados.
La siguiente tabla contiene un ejemplo de las herramientas que podemos emplear en nuestro caso, así que si usted cuenta con Excel, y un acceso a Internet para bajar herramientas de uso libre ya está del otro lado.
Recursos de Software necesarios
ETL
·    ETL propio de la base de datos.
·    Excel


Herramientas de análisis
·    Herramientas de uso libre en web.
·     Ej. WEKA , ADD IN  Office de Microsoft 2007 ó 2010.

Reportes
·   Excel
·   Herramientas de uso libre en web.
·   Cualquier reporteador que tenga y que pueda conectarse a sus datos

Tableros
·   Excel
·   Herramientas de uso libre en web.


Esta tabla es sólo una muestra de las herramientas con las que se puede efectuar un análisis avanzado y una serie de reportes, para una empresa pequeña en donde el volumen de los datos no es muy grande.
Existen más herramientas de uso libre aparte de WEKA y existen opciones de suites que los proveedores generan para las Pymes a bajo costo, e incluso algunos proveedores como Microstrategy http://www.microstrategy.com/ ofrecen productos como reporteadores que pueden ayudarlo a implementar su solución de inteligencia de negocio a un costo bajo.
6.     Determinar los beneficios a alcanzar
En este paso determinamos los beneficios que esperamos obtener de cada solución planteada. En nuestro caso:
·         Conocimiento del comportamiento de las ventas
·         Conocimiento del sector o los sectores de clientes
·         Segmentación de clientes
·         Tendencias que apoyen el incremento en ventas
Con este paso concluimos el planteamiento de nuestro proyecto de inteligencia de negocio a desarrollar, que iniciamos en el artículo anterior 1.10.
En nuestro siguiente artículo presentaremos el próximo paso: Análisis del Negocio,   en donde se verifican los requerimientos puntuales de la solución, se analiza con que es lo que cuenta el negocio para llevarla cabo y se pueden visualizar cuales son los pasos (plan de trabajo) que se deben seguir para construir la solución de Inteligencia de Negocio.

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